EITIE Informationstechnologie Consulting GmbH

Dienstleistungen und Kompetenzen

Wir verstehen uns als herstellerneutrales, technisches Beratungsunternehmen. Aber wir haben schnell die Notwendigkeit erkannt, darüber hinausgehend Klüfte zwischen technischen und nicht-technischen Bereichen zu überwinden. Solche Klüfte gibt es im Hinblick auf eine erfolgreiche und effiziente Abwicklung von IKT-Projekten in vielerlei Hinsicht – von der internen Kommunikation zwischen Technik und Management, AnwenderInnen oder Recht bis hin zu den Beschaffungsprozessen, wo (vergabe-)rechtliche als auch technische Aspekte gleichermaßen relevant sind.

Und so sind wir über die letzten 25 Jahre zu Brückenbauern geworden, die maßgeblich dazu beitragen können, auch Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen. Dies gilt sowohl für rein technische Vorhaben, wie die Erstellung von Studien oder Konzepten, aber auch für die Abwicklung von Beschaffungsverfahren nach Bundesvergabegesetz, was einen überwiegenden Teil unserer Tätigkeiten darstellt, wie Sie auch an unseren Projekten und unseren Referenzkunden feststellen können.

Aus prozesstechnischer Sicht umfassen unsere Unterstützungsleistungen alle typischen Phasen eines IKT-Projektes:

Damit können wir Sie über die gesamte Projektlebensdauer hinweg begleiten oder aber natürlich auch nur in einzelnen oder mehreren ausgewählten Projektabschnitten, je nach Ihren Anforderungen. Unsere strukturierte Arbeitsweise und Projekterfahrung ermöglicht uns neben den wie folgt genannten Tätigkeiten jeweils auch das einhergehende, klassische Projektmanagement zu übernehmen.

Analyse

Die Analyse umfasst typisch die Erhebung der aktuellen Situation (Ist-Stand) und der Anforderungen (Soll-Stand) mit allen für die beauftragten Ziele relevanten Parametern. Wir greifen auf bewährte Verfahren und Werkzeuge zurück, die eine gezielte und auch für den Auftraggeber effiziente Abwicklung ermöglichen. Erhobene Daten werden laufend gesichtet und schon im Hinblick auf die Zielerfüllung hin analysiert, um bei Bedarf eine sofortige Nacherfassung zu ermöglichen.

Wo erforderlich, beziehen wir unsere laufend aktualisierte Sicht auf den Stand der Technik und der Hersteller, Produkte und Analysten in unsere Tätigkeiten ein. Jedoch kann bei Bedarf im Rahmen der Analyse zusätzlich eine projektspezifische vertiefende Marktanalyse oder auch eine formelle Markterkundung stattfinden.

Es ist wichtig zu verstehen, dass diese (auch beim Auftraggeber meist ungeliebte) Phase den weiteren Verlauf des Projekts in fast jeder Hinsicht maßgeblich beeinflusst. Neben der Vollständigkeit der technischen Anforderungen ist es ebenso wichtig, alle sonstigen relevanten Einflussfaktoren und Stakeholder zu erkennen und diese in der Erhebung zu berücksichtigen. Gerade hier kann die Sicht von außen, gepaart mit Erfahrung aus vergleichbaren Projekten, zielführend sein.

Konzept

In dieser Phase werden auf Basis der erhobenen Daten die planerischen Tätigkeiten ausgeführt. Dies kann die Erstellung einer für sich alleine stehenden Studie oder eines Konzepts sein oder aber die Ausarbeitung der Grundlage für einen nachfolgenden Beschaffungsprozess. Insbesondere im Fall einer Beschaffung muss die Konzeptionierung auch die Bearbeitung begleitender Aspekte wie die Erstellung von Mengengerüsten und deren Skalierung über die Vertragslaufzeit bis hin zur Planung von Rollout-, Migrations- und Transition-Konzepten umfassen.

Beschaffung

Der Beschaffungsprozess umfasst den Ablauf vom Beginn der Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen bis zum Zuschlag bzw. der Vertragsunterzeichnung.

Die Begleitung eines IKT-Beschaffungsprozesses stellt wie bereits erwähnt eine unserer Kernkompetenzen dar. Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Beschaffungen nach Bundesvergabegesetz abwickeln, was mittlerweile ein durchaus komplexes und gleichermaßen aufwändiges Unterfangen geworden ist.

Das optimale Zusammenspiel von Einkauf, Recht (Vergabejuristen) und Technik ist immer eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Beschaffungsverfahren. Entscheidend ist weiter die systematische Planung und Vorbereitung des Verfahrens sowie die einhergehende Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen (wie Verfahrensordnung, Verträge, Leistungsbeschreibung, Service Level Agreement, Preisblätter). Wie die Erfahrung zeigt, ist jedoch eine systematische und saubere Aufarbeitung der Anforderungen alleine heute kein Garant mehr für eine erfolgreiche Beschaffung. Mehr denn je muss auf deren Formulierung und Darstellung selbst als auch auf das nahtlose Zusammenspiel der technischen, vertraglichen und verfahrenstechnischen Definitionen geachtet werden, und dies immer unter bestmöglicher Berücksichtigung aller begleitenden IKT- und projektspezifischen Einflüsse – sowohl den Auftraggeber-internen als auch der externen durch beispielsweise Technologie und Markt.

Nur auf diesem Weg kann eine zeiteffiziente und erfolgreiche Vergabe, einschließlich der Minimierung des Risikos eines Einspruchs, erzielt werden. Dies erfordert jedoch neben der entsprechenden Fachkompetenz ein hohes Maß an praktischer Erfahrung und die Fähigkeit zur gesamtheitlichen systematischen Betrachtung. Und gerade dies können wir Ihnen in allen erforderlichen Bereichen zur Vorbereitung und Begleitung bzw. Abwicklung Ihrer (elektronischen) Vergabeverfahren anbieten. Wir sind die Brückenbauer.

Wir bleiben aber trotzdem ein technisches Beratungsunternehmen. Benötigen Sie vergaberechtlichen Beistand oder sollen wir für Sie eine Beschaffung als vergebende Stelle abwickeln, so können wir Vergabejuristen namhafter Anwaltskanzleien hinzuziehen, mit welchen wir schon zahlreiche Projekte erfolgreich abgewickelt haben.

Umsetzung

Nach einer erfolgreichen Beschaffung beginnt die Umsetzung der neuen IKT-Leistungen. Überwiegend wird es sich um den Ersatz oder die Ergänzung von Bestehendem handeln – egal ob Services, Dienstleistungen oder Infrastrukturen – womit neben der Detailplanungsphase auch entsprechende Übergangsphasen erforderlich werden (Rollout, Migration/Transition) und die Umsetzung damit in der Regel komplex und anspruchsvoll wird.

In dieser Phase ist ein effizientes Projektmanagement erforderlich, das ähnlich wie beim Beschaffungsprozess nicht nur das reine Termin- und Prozessmanagement beherrscht, sondern auch die technischen Aspekte der Umsetzung versteht und dies in die Planung einfließen lassen kann. Neben der technischen Kompetenz ist hier oftmals emotionale Kompetenz und entsprechende Erfahrung aus vergleichbaren Projekten erforderlich. Wie schon gesagt – wir sind die Brückenbauer.

Die formale Abnahme der neu implementierten Leistungen ist wichtiger Bestandteil und in der Regel die Voraussetzung eines Übergangs in den operativen Betrieb. Die Definition, Abwicklung und Dokumentation der erforderlichen Abnahmetests ist ebenfalls ein anspruchsvoller und arbeitsintensiver Prozess, den wir gerne für Sie abwickeln.

Ein elementares Werkzeug für eine erfolgreiche Inbetriebnahme stellt das Betriebsführungshandbuch dar. Es beinhaltet alle wichtigen Informationen zur Abwicklung des täglichen Betriebs zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Es ergänzt und fasst somit die Inhalte der Vertragsunterlagen und der Detailplanungsphase zusammen, wie Projektorganisation, Ansprechpartner, Betriebsprozesse, Eskalationen, Service Level etc. und soll alle konkret mit der vertragskonformen Erbringung der Leistungen befassten Personen unterstützen. Diese umfangreichen Informationen in übersichtlicher Form und verständlich darzustellen ist keine triviale Aufgabe. Auch hier können wir Sie gezielt unterstützen.

Abschließend sei noch die Umsetzung von IKT-Infrastruktur im Rahmen von Bauprojekten genannt. Auch hier konnten wir bereits mehrmals in der Rolle des IKT-Fachplaners erfolgreich tätig sein und Erfahrung aufbauen. Diese können nun bei der Gestaltung von Weißbüchern, Ausstattungshandbüchern oder auch nur bei der Begleitung einhergehender Vergabeverfahren oder Abnahmeprozesse gezielt eingesetzt werden.

Betrieb

Idealerweise sollte es in der Betriebsphase keine Notwendigkeit für externe Unterstützung mehr geben. Typische Tätigkeiten, bei welchen wir Kunden jedoch sinnvoll unterstützen konnten bzw. derzeit unterstützen, umfassen:

Erstellung von Betriebsführungshandbüchern: In der Regel ist es bei umfangreicheren Serviceleistungen zwingend erforderlich, wichtige Details zum laufenden Betrieb, wie betriebliche Prozesse, Dokumentation, Reporting bis hin zur Serviceorganisation mit Kontaktdaten, ergänzend zum Servicevertrag auszuarbeiten und in einem dedizierten Betriebsführungshandbuch zu dokumentieren.

Provider-/Vertragsmanagement: Je nach Gestaltung der Verträge und in Abhängigkeit von der Natur der Leistungen kann das laufende Provider- und Vertragsmanagement umfangreiche Tätigkeiten mit sich bringen. Diese umfassen typisch Vertragsanpassungen, Wertsicherung, Eskalationen, tourliche Kontrollen der vertragskonformen Erbringung der Leistungen (inkl. Service Level).

Wirtschaftlichkeitsanalyse: Im Rahmen der Vorbereitung zu einer Beschaffung wird in der Regel eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchgeführt, die auf einer Abschätzung der Entwicklung von Mengen, Preisen, Nutzungsverhalten etc. basiert. Eine Nachverfolgung und Präzisierung der Extrapolation über die Vertragslaufzeit sind wertvolle Informationen zur Projektsteuerung.

Benchmarking: Eine punktuelle Vertiefung bzw. Ergänzung des Provider-/Vertragsmanagements kann auch mittels weiterführender Analysen erfolgen. Diese können Aspekte wie Ressourcenauslastung, Performance, Gesprächs- und Nutzungsverhalten oder Kostenentwicklung umfassen.

Fachliche Schwerpunkte

Aus inhaltlich-technischer Sicht umfassen unsere Unterstützungsleistungen derzeit insbesondere die folgenden Technologien und Fachbereiche, wobei detaillierte Inhalte auch den Beschreibungen unser korrespondierenden Referenzprojekte entnommen werden können:

Sourcing-Strategien und Services